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Datenschutzerklärung Fortbildungsevaluation

Richtlinien zum Datenschutz bei der Fortbildungsevaluation der Deutschen Hochschule der Polizei (DHPol) – gemäß Informationsverpflichtung bei Erfassung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO

Die folgenden Richtlinien zum Datenschutz klären Sie über Art, Umfang und Zweck der Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten bei der Fortbildungsevaluation durch die Deutsche Hochschule der Polizei (DHPol) auf.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Deutsche Hochschule der Polizei
Univ.-Prof. Dr. Hans-Jürgen Lange (Präsident)
Zum Roten Berge 18-24
48165 Münster
Telefon: +49 2501 806 0
E-Mail: hochschuledhpolde
www.dhpol.de

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Dr. Kerstin Lüdke
Deutsche Hochschule der Polizei
Datenschutzbeauftragte
Zum Roten Berge 18-24
48165 Münster
Telefon: +49 2501 806 704
E-Mail: datenschutzdhpolde

Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten

Die für und durch die Fortbildungsevaluation notwendigen personenbezogenen Daten werden durch die Stabsstelle II – Qualitätsentwicklung erhoben. Die Daten werden ausschließlich zur Überprüfung, Sicherung und Verbesserung der Qualität der Aufgabenerfüllung der Deutschen Hochschule der Polizei (§ 1 Abs. 1 der Evaluationsordnung der DHPol) genutzt. Gemäß § 7 Abs. 1 EvaO-DHPol werden alle Fortbildungsveranstaltungen evaluiert, die nicht Teil eines Weiterbildungsstudiengangs sind.

Die Referentinnen und Referenten werden über das Verpflichtungsschreiben über die datenschutzkonforme Durchführung der Evaluation informiert. Zur Durchführung der Evaluation werden folgenden Daten genutzt:

  • Name
  • ggf. akademischer Titel
  • Vortragstitel

Bei der papierbasiserten Fortbildungsevaluation werden zur Durchführung der Evaluation keine Daten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Fortbildungsveranstaltung benötigt.

Die ausgefüllten Fragebögen werden mit einer Scanstation eingelesen und als Bilddatei an den Server auf dem das Programm EvaSys betrieben wird, übertragen. Die handschriftlichen Antworten auf offene Fragen werden manuell erfasst, um eine Identifizierung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer anhand der Handschrift auszuschließen. Die Freitextantworten werden erst nach der manuellen Erfassung im Ergebnisreport angezeigt.

Bei der onlinebasierten Fortbildungsevaluation werden die E-Mail-Adressen der Fortbildungsteilnehmerinnen und -teilnehmer benötigt. Diese werden der Stabsstelle II durch die Fortbildungsleitung im Anschluss an die Veranstaltung zur Verfügung gestellt.

Speicherung

Die erhobenen Daten werden in der Evaluationssoftware EvaSys und auf dem Netzwerklaufwerk der Organisationseinheit Qualitätssicherung gespeichert. Zusätzlich wird ein regelmäßiges Backup der Datenbank erstellt. Administrativen Zugriff auf die erhobenen Daten haben ausschließlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stabsstelle II nach Authentifizierung über Nutzernamen und Passwort. Die Evaluationssoftware sowie das damit verknüpfte Datenbanksystem sind auf den hochschuleigenen Servern installiert und mittels hoher informationstechnischer Sicherheitsmaßnahmen vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Löschung

Nachdem die Papierfragebögen eingescannt wurden, werden diese vernichtet. Dieser Vorgang wird in einem Löschprotokoll dokumentiert. Personenbezogene Evaluationsergebnisse werden gelöscht, sobald sie für die Evaluationszwecke nicht mehr benötigt werden (vgl. EvaO § 5 Abs. 5). Eine Löschung erfolgt spätestens nach 5 Jahren.

Weiterleitung an Dritte

Verantwortlich für die Durchführung der Evaluation und die Vorlage der Ergebnisse ist die verantwortliche Leiterin/der verantwortliche Leiter der Fortbildungsveranstaltung. Die Beauftragte/der Beauftragte für Qualitätssicherung leistet hierbei technisch-organisatorische Unterstützung (§ 7 Abs. 3 EvaO-DHPol). Sämtliche Ergebnisse werden an die persönliche, dienstliche E-Mail-Adresse der Fortbildungsleitung gesandt. Diese ist angehalten die Ergebnisse in datenschutzgerechter Weise an die Referentinnen und Referenten weiterzuleiten. Die Präsidentin/der Präsident kann auf Nachfrage Einblick in sämtliche personenbezogene Evaluationsergebnisse erhalten.

Rechte des zu Informierenden

Die Rechte der Betroffenen, insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) werden beachtet.

EN

Erläuterungen und Hinweise